Privacyverklaring

Privacyverklaring

Laatste wijziging: 16 januari 2019

Dierenambulance Kennemerland, gevestigd aan Kleine Houtweg 35 te Heemskerk, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Privacyverklaring

In deze privacyverklaring kunt u lezen welke persoonsgegevens door Dierenambulance Kennemerland worden opgeslagen en voor welk(e) doeleind(en) ze gebruikt worden. Wij verwerken en beheren uw persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en hebben maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en ander onrechtmatig gebruik te voorkomen.

Dierenambulance Kennemerland verleent eerste hulp aan gewonde, noodlijdende en zieke dieren in de gemeenten Heemskerk, Beverwijk, Velsen-Noord, Castricum, Uitgeest, Limmen en Akersloot. Om deze hulpverlening te kunnen bieden zijn wij afhankelijk van meldingen van het publiek. Wij rapporteren aan overheid en gemeenten en zijn wettelijk verplicht een digitale administratie bij te houden.

Algemene Informatie AVG

Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU).

Contactgegevens

Organisatienaam:

Stichting Dierenambulance Kennemerland
Type organisatie:

Stichting
Bezoekadres:

Kleine Houtweg 35
1969 KV te Heemskerk
Contactgegevens:

Dierenambulance Kennemerland
T.a.v. Het Secretariaat / Dhr. J.B. Dahlkamp
Postbus 79
1960 AB te Heemskerk
Telefoonnummer:

0251-215454
E-mailadres:

info@dierenambulancekennemerland.nl
Website:

www.dierenambulancekennemerland.nl
Bankrelaties:

Rabobank: NL 09 RABO 0152107339
ING: NL 57 INGB 0003488569

Dhr. J.B. Dahlkamp is namens het bestuur de Functionaris Gegevensbescherming van Dierenambulance Kennemerland, hij is te bereiken via info@dierenambulance kennemerland.nl.

Persoonsgegevens die de Dierenambulance Kennemerland verwerkt

Dierenambulance Kennemerland verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de noodzakelijke persoonsgegevens die wij verwerken:

Naam/ voorletters/ tussenvoegsel
Titels
Geslacht
Geboortedatum
Adresgegevens
Postcode
Woonplaats
Telefoonnummer
E-mailadres
BSN-nummer (werknemers)
Bankrekeningnummer
Opleiding
Nationaliteit
Gegevens gezondheid
Strafrechtelijke gegevens
Salarisgegevens
Rijbewijsgegevens

Interne organisatie Dierenambulance Kennemerland

Onze organisatie bestaat uit:

Bestuur
Manager
(Bij)rijders
Centralisten
Dierenverzorgers
Overige vrijwilligers

De laatste groep bestaat uit vrijwilligers die op het administratieve vlak veel werk verzetten, bijvoorbeeld het donateur bestand, de administratie van ritrapporten, het adverteerderbestand en de debiteurenadministratie.
Verder zijn er vrijwilligers die de tuin onderhouden enz.
Ook zijn er speciale groepen werkzaam die gevormd zijn uit de vrijwilligers, o.a. voor de jaarlijkse collecte en diverse werkgroepen.

Registratie medewerkers

Dierenambulance Kennemerland registreert persoonsgegevens (naam, adres, postcode, woonplaats, geboortedatum, geboorteplaats, kopie ID-bewijs en/of rijbewijs, BSN-nummer, bankrekeningnummer, telefoon, e-mailadres) van medewerkers in vaste dienst en vrijwilligers in een beveiligde database (DAS, Dierenambulance Administratie Systeem). Hiervoor maken wij gebruik van de diensten van InterMediad als verwerker. Dierenambulance Kennemerland registreert daarnaast persoonsgegevens (naam, adres, postcode, woonplaats, telefoon, e-mailadres) van medewerkers in vaste dienst en vrijwilligers op het intranet van onze website (www.stcvd.nl). Inschrijfformulieren worden bewaard in een fysiek archief. Alle voornoemde registratievormen zijn uitsluitend toegankelijk voor de daartoe bevoegde medewerkers van onze organisatie. Medewerkersgegevens worden niet aan derden verstrekt. Bij beëindiging van het dienstverband worden persoonsgegevens inactief gemaakt binnen het DAS-systeem, verwijderd van ons intranet en worden de fysieke inschrijfformulieren vernietigd.

Registratie donateurs

Dierenambulance Kennemerland biedt de mogelijkheid tot donateurschap. Bij het aangaan van donateurschap worden de persoonsgegevens (naam, adres, postcode, woonplaats, telefoon, e-mailadres en bankrekeningnummer) in een beveiligde database (DAS, Dierenambulance Administratie Systeem) opgeslagen. Hiervoor maken wij gebruik van de diensten van InterMediad als verwerker. De gegevens worden door onze organisatie gebruikt om donaties/ schenkingen te registreren op naam en om donateurs op de hoogte te houden over ontwikkelingen binnen onze organisatie. Deze donateursregistratie is uitsluitend toegankelijk voor de daartoe bevoegde medewerkers van onze organisatie. Donateursgegevens worden niet aan derden verstrekt. Bij beëindiging van het donateurschap worden persoonsgegevens inactief gemaakt binnen het DAS-systeem.

Registratie melders

Bij de registratie van meldingen worden persoonsgegevens (naam, adres, postcode, woonplaats, telefoon, e-mailadres) van melders in een beveiligde database (DAS, Dierenambulance Administratie Systeem) opgeslagen. Hiervoor maken wij gebruik van de diensten van InterMediad als verwerker. De gegevens worden door onze organisatie gebruikt om bijvoorbeeld extra informatie te vragen over de locatie als we een dier niet kunnen vinden. Omdat wij rapporteren aan overheid en gemeenten zijn wij wettelijk verplicht een digitale administratie bij te houden en deze gegevens te archiveren; opgeslagen gegevens mogen derhalve niet verwijderd worden. Deze melding registratie is uitsluitend toegankelijk voor de daartoe bevoegde medewerkers van onze organisatie. Melding gegevens worden niet aan derden verstrekt tenzij aan een bevoegd opsporingsambtenaar die voor een gericht onderzoek hiertoe verzoekt.

Registratie huisdiereigenaren

Bij het invoeren van huisdiervermissingen op onze website (www.dierenambulancekennemerland.nl) worden persoonsgegevens (naam, adres, postcode, woonplaats, telefoon, e-mailadres) opgeslagen in een beveiligde database (DAS, Dierenambulance Administratie Systeem). Hiervoor maken wij gebruik van de diensten van InterMediad als verwerker. Deze huisdierregistratie is uitsluitend toegankelijk voor de daartoe bevoegde medewerkers van onze organisatie. Indien het huisdier gevonden wordt of na een periode van 1 jaar zullen huisdiervermissingen inactief gemaakt worden binnen het DAS-systeem. De huisdiervermissing wordt tevens doorgegeven aan de organisaties voor vermiste en gevonden huisdieren in Nederland: Amivedi en Stichting Dieren Centrale. Voor de verwerking van uw persoonsgegevens door deze instanties verwijzen wij u naar hun respectievelijke privacyverklaringen. Persoonsgegevens van huisdiereigenaren die, voor particulier vervoer, gebruik maken van onze diensten worden door ons niet langer bewaard dan noodzakelijk is.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige neem dan contact met ons op via info@dierenambulancekennemerland.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Dierenambulance Kennemerland verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Bij personeelsleden

Betaling salaris, vakantiegeld, onkosten enz.
Onderbrengen bij de Arbodienst en ziekteverzuimverzekeraar
Voeren correspondentie
Te informeren over wijzigingen die betrekking hebben op bovenstaande

Bij vrijwilligers

Uitnodiging voor bijeenkomsten
Administratie i.v.m. correspondentie bij gelegenheden
Ten behoeve van roosters
Versturen verjaardagskaart of belangstelling tonen bij ziekte en zeer

Verwerking van deze gegevens worden verricht door onze administratieve – en financiële administratie.

Bij donateurs

Uitnodiging voor bijeenkomsten
Vragen N.A.W- en bankgegevens gegevens ten behoeve van de administratieve- en financiële administratie
Toezending 2x per jaar van het donateursmagazine

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben wij bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

Alle personen die namens Dierenambulance Kennemerland van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan en hebben een z.g. “Geheimhoudingsverklaring” getekend.
Wij hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij Fysieke of technische incidenten.
Wij testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
Onze medewerkers/ vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Alle papieren documenten waarop de persoonsgegevens staan zijn opgeslagen achter slot en grendel.

Geautomatiseerde besluitvorming

Dierenambulance Kennemerland neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hierom besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een medewerker van Dierenambulance Kennemerland tussen zit, de gegevens van personen, zoals eerder aangegeven staan op de server van de DAK. Deze gegevens worden gebruikt om de personen op de hoogte te brengen en houden van roosters en activiteiten bij Dierenambulance Kennemerland. Verder worden in Word en Excel verslagen en overzichten gemaakt over de voortgang bij Dierenambulance Kennemerland. In deze overzichten kunnen ook personele gegevens voorkomen.

Bij de financiële administratie wordt onder andere gebruik gemaakt van de banknummers van de personeelsleden (betaling salaris, ect.) en vrijwilligersvergoedingen. Verder worden betalingen gedaan aan derden (facturen). De gegevens van de database staan in een file op de beveiligde pc. Indien nodig en op verzoek worden op papier uitdraaien gemaakt met personele gegevens. Dit bijvoorbeeld voor adresgegevens en telefoonnummers van de vrijwilligers voor het versturen van de post of een ansichtkaart.

Er wordt iedere dag een back up gemaakt als er gegevens op verzoek moeten worden verwijderd wordt dit dan verwijdert.

Alle computers zijn voorzien van een wachtwoord waar alleen de ICT-ers, administratie, secretariaat en financiële medewerkers gebruik van kunnen maken.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Dierenambulance Kennemerland bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. De gegevens worden bewaard op de server van de DAK en op papierlijsten in mappen.

Wettelijke bewaartermijnen

Fiscale bewaartermijnen/boekhouding 7 jaar (art. 52 lid 4 AWR) De basisgegevens van de fiscale administratie dienen 7 jaar bewaard te blijven. Dit zijn onder meer:

Het grootboek
De debiteuren- en crediteurenadministratie
De voorraadadministratie
De in- en verkoopadministratie
De loonadministratie

Voor andere onderdelen van de administratie is het soms mogelijk andere termijnen met de Belastingdienst af te spreken.

Subsidieadministratie:

7 jaar: rechten en verplichtingen alsmede de betalingen en de ontvangsten die van belang zijn voor de vaststelling van de subsidie (art. 4:69 AWB).
Loonadministratie:

7 jaar: Basisgegevens van de loonadministratie zoals informatie over salaris, arbeidsvoorwaarden en andere fiscale gegevens:
Loonbelastingverklaring:

5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geëindigd. (Art. 12.1 lid 5 uitvoeringsregeling LB 2011)
Kopie identiteitsbewijs van werknemers:

5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geëindigd. (Art. 7.5 lid 4 uitvoeringsregeling LB 2011)
Kopieën van beschikkingen

of verklaringen die van de werknemer zijn ontvangen: 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geëindigd.

Incidentele afwijkingen van de bewaartermijn

In individuele gevallen kan indien nodig worden afgeweken van de gestelde bewaartermijn. Denk hierbij aan:

Bij klachten: De bewaartermijn is dan 2 jaar na afhandeling van de klacht.
Bij Juridische procedures: De bewaartermijn is dan 2 jaar na afhandeling van de procedure.

Bij andere gerechtvaardigde belangen mits het doel verenigbaar is met het doel waarvoor de persoonsgegevens zijn verkregen én voor zover de belangen van de betrokkene niet prevaleren.

Delen van persoonsgegevens met derden

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee wij geen verwerkingsovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen, Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Dierenambulance Kennemerland maakt gebruik van diensten van derden op haar website. Deze externe partijen plaatsen cookies op uw computer. Voor de wijze waarop deze partijen met uw persoonsgegevens omgaan verwijzen wij u naar hun respectievelijke cookiebeleid: Facebook en Twitter.
Dierenambulance Kennemerland gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Dierenambulance Kennemerland en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens en relevante gegevens omtrent het dier waarover wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@dierenambulancekennemerland.nl We reageren zo snel mogelijk, maar binnen twee weken, op uw verzoek. Dierenambulance Kennemerland wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons Hoe wij persoonsgegevens beveiligen.

Dierenambulance Kennemerland neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via info@dierenambulancekennemerland.nl.

Voor uitgebreide informatie verwijzen wij u naar de website:

www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Kan deze Privacyverklaring worden gewijzigd?

Deze Privacyverklaring kan door Dierenambulance Kennemerland te allen tijde gewijzigd worden, zonder voorafgaande waarschuwing. Wijzigingen treden in werking vanaf het moment dat ze op deze website gepubliceerd zijn. Wij raden u aan de Privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.
Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 16 januari 2019.

Vragen

Hebt u vragen of opmerkingen over ons privacy beleid, dan kunt u deze richten aan:

Dierenambulance Kennemerland
Postbus 79
1960 AB Heemskerk

of per e-mail naar:
info@dierenambulancekennemerland.nl t.a.v. Dhr. J. B. Dahlkamp.

Meldplicht datalekken

Sinds 1 januari 2016 geldt de meldplicht datalekken. Deze meldplicht houdt in dat Dierenambulance Kennemerland direct een melding moeten doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens zodra zij een ernstig datalek hebben en eventueel aan de betrokkenden.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de “Autoriteit Persoonsgegevens”, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.